Listy sankcyjne i PEP w sprawdzaniu kontrahenta

Dlaczego sprawdzanie kontrahenta wymaga dwóch różnych filtrów

Wpis na listę sankcyjną i status PEP mają różne skutki prawne. Jedno sprawdzenie ich nie zastąpi.

Sankcje to zakazy. Według MSWiA wobec osoby lub podmiotu z polskiej listy stosuje się zamrożenie wszystkich środków finansowych i zasobów gospodarczych. Obowiązuje też zakaz udostępniania takiej osobie – bezpośrednio lub pośrednio – jakichkolwiek środków finansowych lub zasobów gospodarczych.

Status PEP nie jest zakazem, lecz sygnałem podwyższonego ryzyka. Uruchamia obowiązek ustalenia, czy klient lub jego beneficjent rzeczywisty zajmuje eksponowane stanowisko polityczne.

Ramy prawne wyznaczają ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (ustawa AML). Drugi akt to rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR) z dnia 27 lipca 2021 r. w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi.

Generalny Inspektor Informacji Finansowej w Komunikacie nr 42 przypomina instytucjom obowiązanym, że ustalenie obejmuje klienta i beneficjenta rzeczywistego klienta. Sprawdza się też, czy nie są oni członkami rodziny lub bliskimi współpracownikami PEP.

Praktyczny wniosek: brak trafienia na liście sankcyjnej nie kończy due diligence. Screening sankcyjny mówi, czy w ogóle wolno nawiązać relację i udostępniać środki; screening PEP – jaką kontrolę trzeba do relacji dołożyć.

Pominięcie jednego filtra zostawia lukę. Kontrahent nienotowany na żadnej liście sankcyjnej może mieć beneficjenta rzeczywistego, który jest PEP-em, członkiem jego rodziny lub bliskim współpracownikiem.

Listy sankcyjne, które może napotkać polski przedsiębiorca

Polską listę sankcyjną prowadzi minister spraw wewnętrznych i administracji i publikuje na gov.pl. Zawiera imię i nazwisko osoby lub nazwę podmiotu, dane identyfikacyjne, uzasadnienie wpisu, zastosowane środki sankcyjne oraz datę umieszczenia na liście i datę wykreślenia.

Pierwszą listę ogłoszono 26 kwietnia 2022 r. przez szefa MSWiA Mariusza Kamińskiego; liczyła 50 pozycji – rosyjskich oligarchów i podmiotów gospodarczych. Polska lista jest uzupełnieniem unijnej listy sankcyjnej i odnosi się do oligarchów i podmiotów rosyjskich prowadzących realne interesy w Polsce.

Środki wobec osoby wpisanej na polską listę obejmują blokadę jej majątku. Do tego dochodzi zakaz przekazywania jej lub na jej rzecz – bezpośrednio lub pośrednio – jakichkolwiek aktywów. Obowiązuje także zakaz świadomego i umyślnego udziału w działaniach, których celem lub skutkiem jest ominięcie tych zakazów. Wpis trafia też do wykazu cudzoziemców, których pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest niepożądany.

W uzasadnieniach wpisów MSWiA wskazuje powiązania osobiste, organizacyjne, gospodarcze lub finansowe z podmiotami wspierającymi agresję Rosji na Ukrainę.

Drugi filar to unijny skonsolidowany wykaz osób, grup i podmiotów objętych sankcjami finansowymi. Komisja Europejska uruchomiła w czerwcu 2017 r. stronę internetową, na której publikuje skonsolidowane wykazy sankcji finansowych.

Sankcje UE wobec Rosji wprowadzono po raz pierwszy w 2014 r. i znacznie rozszerzono od lutego 2022 r.

Obejmują ograniczenia w handlu, finansach, technologii i towarach podwójnego zastosowania, przemyśle, transporcie i towarach luksusowych.

Wprowadzają też zakaz importu lub transferu ropy naftowej drogą morską i niektórych produktów ropopochodnych. Odłączają od międzynarodowego systemu SWIFT kilka rosyjskich banków. Zawieszają działalność nadawczą i licencje kilku wspieranych przez Kreml stacji dezinformacyjnych.

Pakiet dwunasty objął m.in. zakaz bezpośredniego lub pośredniego importu, zakupu lub transferu diamentów z Rosji.

Rada UE przedłuża środki ograniczające okresowo – np. w styczniu 2024 r. przedłużyła sankcje gospodarcze do 31 lipca 2024 r.

Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność sprawdzania obu wykazów równolegle. Przykład z polskiej listy: Apti Aronowicz Alaudinow jest objęty sankcjami Wielkiej Brytanii od 2020 roku – zakazem wjazdu do Wielkiej Brytanii i zamrożeniem kont bankowych – a aktualnie nie jest ujęty w spisach listy sankcyjnej Unii Europejskiej, mimo wpisu na polską listę.

Kto jest PEP-em i dlaczego nie tylko polityk

Definicja osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne znajduje się w art. 2 ust. 2 pkt 11 ustawy AML i implementuje art. 3 pkt 9 dyrektywy 2015/849. Obejmuje osoby na eksponowanych stanowiskach politycznych lub pełniące znaczące funkcje publiczne w Rzeczypospolitej Polskiej, w państwie członkowskim Unii Europejskiej, w państwie trzecim oraz w instytucjach międzynarodowych.

Katalog ustawowy wymienia m.in.: szefów państw i szefów rządów, ministrów, wiceministrów oraz sekretarzy stanu; członków parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych; członków organów zarządzających partii politycznych.

Dalej: członków sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu (z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych); członków trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych; ambasadorów, chargés d’affaires oraz wyższych oficerów sił zbrojnych.

Katalog obejmuje też członków organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych i spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych.

Katalog doprecyzowano rozporządzeniem MFiPR z 27 lipca 2021 r., znowelizowanym 20 listopada 2023 r.; zawiera ono listę 215 stanowisk i funkcji uznawanych za PEP. Nowelizacja ułatwiła identyfikację m.in. dyrektorów generalnych w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych oraz dyrektorów generalnych urzędów wojewódzkich.

Status PEP nie zależy od obywatelstwa, miejsca zamieszkania, narodowości ani od państwa lub organizacji międzynarodowej, w której dana osoba sprawuje funkcję. Przepisy nie różnicują PEP-ów na krajowych i zagranicznych. Wyraźnie wskazują też, że do tej grupy nie zalicza się urzędników średniego i niższego szczebla.

Skutkiem statusu jest zwiększony nadzór: instytucje finansowe mają obowiązek monitorowania transakcji takich osób oraz źródeł ich dochodów. W praktyce PEP to nie tylko polityk, ale też np. członek zarządu banku centralnego, ambasador, wyższy oficer sił zbrojnych czy osoba z organów spółki kontrolowanej przez państwo.

Dane z polskiej listy sankcyjnej i wykazu PEP

Rodzina i bliscy współpracownicy PEP w relacjach biznesowych

Obowiązek nie kończy się na samym PEP-ie. Komunikat nr 42 Generalnego Inspektora Informacji Finansowej dotyczy wprost ustalenia, czy klient lub beneficjent rzeczywisty klienta jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, a także czy jest członkiem rodziny lub bliskim współpracownikiem takiej osoby.

Definicje tych trzech kategorii znajdują się odpowiednio w art. 2 ust. 2 pkt 11, pkt 3 oraz pkt 12 ustawy AML i implementują art. 3 pkt 9, 10 i 11 dyrektywy 2015/849.

W praktyce badanie nie kończy się na nazwie kontrahenta ani na nazwisku z reprezentacji spółki – schodzi do beneficjenta rzeczywistego i jego otoczenia. Ilustruje to polska lista sankcyjna: beneficjentem rzeczywistym spółki MEDMIX POLAND sp. z o.o. jest Victor Vekselberg, a w Go Sport Polska rzeczywistymi beneficjentami są osoby pochodzenia rosyjskiego, w tym oligarcha Nikolay Fartushnyak, Vladimir Fartushnyak oraz Alexander Mikhalskiy, współzałożyciele jednej z największych rosyjskich sieci sklepów sportowych. Sankcje i kontrola dotyczą więc podmiotu z powodu osób stojących za strukturą właścicielską.

Dla oceny ryzyka kontrahenta wynikają z tego dwie rzeczy. Relacja, w której po drugiej stronie stoi beneficjent rzeczywisty będący członkiem rodziny PEP lub jego bliskim współpracownikiem, wymaga takiej samej uwagi jak relacja z samym PEP-em.

Ustalenia o powiązaniach rodzinnych i biznesowych trzeba udokumentować. Przy kontroli liczy się nie tylko wynik sprawdzenia, ale też podstawa i data jego uzyskania.

Jak rozpoznać PEP w strukturze kontrahenta

Sprawdzenie samej firmy nie wystarcza. Zgodnie z Komunikatem nr 42 weryfikacja obejmuje klienta oraz beneficjenta rzeczywistego klienta, a dodatkowo ustalenie relacji rodzinnych i współpracowniczych z PEP. W praktyce screeningiem trzeba objąć wszystkie osoby fizyczne, które mogą stać za kontrahentem: członków zarządu, wspólników, prokurentów oraz beneficjentów rzeczywistych, a przy spółkach zależnych – także podmioty dominujące w strukturze.

Polska lista sankcyjna pokazuje, dlaczego trzeba patrzeć przez strukturę, a nie tylko na nazwę. Znalazły się na niej zarówno duże koncerny, jak PAO Gazprom, jak i spółki z siedzibą w Polsce – np. MEDMIX POLAND z Nowej Wsi Wrocławskiej, Novatek Green Energy z Krakowa czy Go Sport Polska z Warszawy.

Sankcje wobec MEDMIX POLAND objęły blokadę aktywów i zakaz ich przekazywania. Uzasadnieniem było powiązanie beneficjenta rzeczywistego z prezydentem Rosji i byłym prezydentem Rosji.

Ustalenie beneficjenta rzeczywistego wymaga danych z rejestrów – w Polsce przede wszystkim z KRS i Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Narzędzia automatyczne mają ograniczenia: przy popularnych imionach i nazwiskach trafienia bywają fałszywe, dlatego wynik screeningu trzeba potwierdzać dodatkowymi danymi identyfikacyjnymi.

Polska lista sankcyjna zawiera dane identyfikacyjne, takie jak data urodzenia, co pozwala odróżnić osobę rzeczywiście objętą sankcjami od osoby o tym samym nazwisku.

Sankcje i PEP: podobieństwa i różnice w działaniu

Skutek wpisu na listę sankcyjną jest natychmiastowy i zakazowy. Obejmuje zamrożenie majątku oraz zakaz przekazywania aktywów osobie wpisanej lub na jej rzecz bezpośrednio bądź pośrednio.

Obowiązuje też zakaz świadomego i umyślnego udziału w działaniach mających na celu ominięcie tych zakazów. W przypadku polskiej listy MSWiA dochodzi wpis do wykazu cudzoziemców, których pobyt na terytorium RP jest niepożądany. W praktyce udostępnienie środków takiemu podmiotowi jest wykluczone.

Status PEP działa inaczej: nie blokuje relacji, ale podnosi wymagany poziom kontroli. Osoby o statusie PEP podlegają zwiększonemu nadzorowi, w tym monitorowaniu transakcji oraz źródeł dochodów. Trzeba więc analizować pochodzenie środków, zachować wyższą czujność przez cały czas trwania relacji i stosować środki wzmocnione proporcjonalnie do oceny ryzyka.

Podobieństwo jest jedno: oba filtry wymagają zejścia na poziom beneficjenta rzeczywistego, a nie poprzestania na nazwie kontrahenta, oraz stałego monitoringu. Listy się zmieniają, pojawiają się nowe wpisy i wykreślenia, a kolejne pakiety sankcji UE rozszerzają zakres ograniczeń.

Różnica leży w charakterze ustalenia: przy sankcjach weryfikuje się fakt istnienia wpisu, przy PEP – prowadzi się ocenę ryzyka i dobiera odpowiednie środki.

Szczególna ostrożność jest potrzebna, gdy oba statusy się nakładają – np. gdy PEP działa w państwie objętym sankcjami UE albo gdy osoba objęta sankcjami ma wpis jednocześnie na liście polskiej i unijnej. Nie można też opierać się na jednej liście: polska lista sankcyjna uzupełnia unijną i odnosi się do podmiotów prowadzących realne interesy w Polsce, dlatego w praktyce sprawdza się oba wykazy.

Proces sprawdzania kontrahenta krok po kroku

Krok pierwszy to identyfikacja kontrahenta i ustalenie jego beneficjenta rzeczywistego. Komunikat nr 42 wskazuje, że obowiązek ustalenia statusu dotyczy klienta oraz beneficjenta rzeczywistego klienta, a nie wyłącznie samej spółki. Dla spółek oznacza to pozyskanie danych z rejestrów, w tym wpisów ujawniających strukturę właścicielską i osoby sprawujące kontrolę.

Krok drugi to screening sankcyjny. Trzeba sprawdzić równolegle polską listę sankcyjną MSWiA oraz unijny skonsolidowany wykaz osób, grup i podmiotów objętych sankcjami finansowymi, a przy kontekście rosyjskim uwzględnić aktualny zakres środków ograniczających UE, które są okresowo przedłużane i rozszerzane o kolejne pakiety.

Nazwiska i nazwy firm z list porównuje się z danymi identyfikacyjnymi, takimi jak data urodzenia, aby ograniczyć liczbę fałszywych trafień.

Krok trzeci to screening PEP obejmujący klienta, beneficjenta rzeczywistego, a także członków rodziny i znanych bliskich współpracowników. Pomocniczo stosuje się krajową listę stanowisk i funkcji publicznych uznawanych za eksponowane, określoną w rozporządzeniu MFiPR z 27 lipca 2021 r.

Krok czwarty to ocena ryzyka połączona z decyzją o zakresie środków wzmocnionych. Status PEP oznacza konieczność analizy źródła dochodów i monitorowania transakcji, nie zaś automatyczne odrzucenie relacji.

Krok piąty to dokumentowanie: data sprawdzenia, wykorzystane źródło i wynik oraz osoba odpowiedzialna za weryfikację.

Krok szósty to monitoring ciągły. Wpisy na listach są dodawane i wykreślane, sankcje UE są przedłużane co pół roku, pojawiają się nowe pakiety, a statusy osób mogą się zmieniać wraz z objęciem lub zakończeniem funkcji publicznej.

Wyzwania małych i średnich firm oraz dostępne wsparcie

Nowe regulacje z zakresu PEP mogą być wyzwaniem dla instytucji obowiązanych, szczególnie małych i średnich podmiotów. Nie mają one środków na kosztowne systemy AML czy międzynarodowe bazy PEP.

Problem narasta wraz z liczbą źródeł do łączenia: polskiej listy sankcyjnej, unijnego skonsolidowanego wykazu sankcji finansowych, sankcji UE wobec Rosji oraz krajowego wykazu stanowisk i funkcji publicznych.

Są jednak gotowe i niedrogie rozwiązania AML, które udostępniają firmom rozbudowane, zweryfikowane i na bieżąco aktualizowane listy PEP. Dla instytucji obowiązanej oznacza to screening bez budowania własnej infrastruktury i bez kosztów systemów klasy enterprise.

Przy wyborze narzędzia sprawdź jego przydatność w kontekście własnych obowiązków. Narzędzie powinno obejmować wykazy polskie i unijne.

Sprawdź, czy uwzględnia PEP-y z państw trzecich i instytucji międzynarodowych. Sprawdź, czy pozwala wychwycić powiązania rodzinne i bliskich współpracowników.

Sprawdź też, czy generuje ślad dokumentacyjny z datą sprawdzenia i źródłem danych. Te cechy decydują, czy narzędzie rzeczywiście odciąża przy bieżącej aktualizacji danych i identyfikacji PEP-ów, czy tylko przenosi pracę w inne miejsce.